Arbeiten im Ausland: Vergessen Sie das A1-Formular nicht

Viele unserer Klienten und deren Mitarbeiter arbeiten flexibel – sie leben in einem Land und arbeiten in einem anderen, oder sie arbeiten in zwei oder mehr Ländern gleichzeitig. Dies gilt nicht nur für Berufe wie LKW-Fahrer, Experten für Seefracht oder Handelsvertreter. Die heutigen Möglichkeiten sind vielfältig, und die Mobilität der Arbeitskräfte macht sich auch in der Lohnbuchhaltung bemerkbar. Diese Flexibilität muss jedoch genauer analysiert werden, wenn wir die Versicherungsbeiträge und die Einkommenssteuer nach der Lohnberechnung korrekt entrichten wollen.

Vereinfacht gesagt, muss jeder Arbeitnehmer irgendwo „hingehören“, was die Einkommensteuer und die Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge angeht.

Wohin die Abgaben und Steuern fließen werden, muss sorgfältig geprüft werden. Unsere Kollegen in der Steuerabteilung sind zwar immer hilfsbereit, wenn es um Steuern geht, aber wir wissen, dass der Arbeitsort die Grundlage ist – dort sollte die Steuer grundsätzlich abgeführt werden (natürlich mit einigen Ausnahmen).
Das klingt nach einer einfachen Regel, aber nur so lange, bis man anfängt, Löhne in beiden Ländern abzurechnen und die Einkünfte und Leistungen zwischen beiden Ländern aufzuteilen, damit die Einkommenssteuer im richtigen Land abgeführt wird. Es kann sich dabei um mehr als ein Land handeln, und die unterschiedlichen Berechnungsmethoden in den einzelnen Länder können für Sie zur Qual werden.

Anders verhält es sich bei den Abgaben (für Sozialversicherung und Krankenversicherung).

Sie sind immer an ein einziges Land gebunden, das von der zuständigen Behörde mit dem Formular A1 zur Bestimmung der anwendbaren Rechtsvorschriften festgelegt wird. In unserem Land ist dies die Sozialversicherungsanstalt. Der Arbeitnehmer beantragt, oft mit Hilfe des Arbeitgebers oder des Dienstleisters für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, bei der zuständigen Zweigstelle die Feststellung der anwendbaren Rechtsvorschriften mit dem Formular A1 und den dazugehörigen Anlagen. Anhand der vorgelegten Unterlagen bestimmt die Sozialversicherungsanstalt, in welchem Land die Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden sollen. Nicht immer ist es das Land, das sich der Antragsteller vorgestellt hat, und das Ergebnis kann auch eine Ablehnung sein.

Wenn Ihre Mitarbeiter das gesamte Verfahren erfolgreich durchlaufen haben und die Sozialversicherungsanstalt eine Entscheidung getroffen hat, trägt der Mitarbeiter das genehmigte A1-Formular bei der Arbeit im Ausland bei sich. Die Einreichung des entsprechenden Antrags soll nicht hinausgezögert werden. Es ist ratsam, die mögliche Ablehnung sowie die Dauer des Verfahrens zu bedenken, die in der Regel die angegebenen 45 Tage überschreitet.