Die geliebten wie gehassten Essensgutscheine

Finden Sie, dass Sie zu oft von Änderungen der Verpflegungspauschale lesen? Der Schein trügt nicht. Im Jahr 2023 wurde der Betrag der Verpflegungspauschale dreimal erhöht, zuletzt vor 11 Monaten. Dieses Mal ist die Anpassung der Verpflegungspauschale ab dem 01.09.2024 wirksam. Es ist höchste Zeit, sich diesem Thema zuzuwenden.

Für alle, die sich normalerweise nicht mit Verpflegungs- und Personalkosten befassen, mag es etwas kompliziert erscheinen. Lassen Sie uns also ganz von vorne anfangen.

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für Arbeitnehmer, die am jeweiligen Tag mindestens vier Arbeitsstunden geleistet haben, eine Verpflegung zu gewähren. Hierbei handelt es sich nicht um eine freiwillige Zusatzleistung, sondern um eine Pflicht. Der Arbeitgeber hat jedoch die Wahl, ob er die Mahlzeiten beistellt oder nur bezuschusst. Wenn er sich für einen Zuschuss entscheidet, bestimmt der Arbeitnehmer die Beteiligungsform. Der Arbeitnehmer kann zwischen einem Essensgutschein (auch in elektronischer Form, d. h. als Karte) oder einem finanziellen Beitrag wählen und hat das Recht, seine Präferenz einmal alle 12 Monate zu ändern. Wussten Sie, dass die Zuschusszahlung die neueste Form der Verpflegungsgewährung darstellt? Sie wurde erst im Jahr 2021 eingeführt.

Die Arbeitgeber sind mit der Verpflichtung zur Verpflegungspauschale insoweit unzufrieden, dass der Arbeitnehmer bereits am Tag seines Eintritts einen Essenszuschuss oder einen Essensgutschein im Voraus erhalten soll. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie jemandem, der noch nicht oder erst vor wenigen Minuten seine Stelle angetreten hat, Geld schicken oder eine Verpflegungskarte für ihn aufladen. Dafür gibt es verschiedene Lösungsmöglichkeiten, doch keine davon ist ideal.

Schauen wir uns nun die Höhe der Verpflegungspauschale an. Einige mögen es verwirrend finden, dass im Zusammenhang mit den Essensgutscheinen von Verpflegungsgeld für Dienstreisen die Rede ist, auch wenn der Arbeitnehmer nicht unterwegs ist. Der Grund dafür ist, dass die Höhe des Tagegeldes fest an die Verpflegungspauschale bei Dienstreise gebunden ist. Konkret leitet sich vom Wert der „Diäten“, d. h. der Verpflegungsgelder bei einer Inlandsdienstreise der Mindestwert des Essensgutscheins ab. Die Verpflegungspauschale für Inlandsdienstreisen wird aufgrund der steigenden Preise für Lebensmittel und Getränke erneut erhöht. Wie funktioniert diese Zweckbindung?

Die Höhe der Verpflegungspauschale bei einer Dienstreise von 5 bis 12 Stunden Dauer beträgt ab dem 01.09.2024 8,30 € pro Tag. 75 % dieser Summe stellt den Wert des Essensgutscheins dar, d. h. 6,23 € pro Tag.

Der Arbeitnehmer erhält einen Wert von 6,23 €, wenn er die Verpflegungspauschale in Form eines Essensgutscheins oder einer Karte wählt. Der Wert des Essensgutscheins setzt sich dann aus dem Beitrag des Arbeitgebers, dem Beitrag des Arbeitnehmers und häufig auch aus einem Beitrag aus dem Sozialfond des Arbeitgebers zusammen. Hier kommt ein weiterer obligatorischer Prozentsatz ins Spiel, nämlich 55 % des Betrags von 6,23 € – dies ist der Mindestbetrag, den der Arbeitgeber vom Wert des Essensgutscheins übernehmen muss – ab dem 01.09.2024 werden es 3,43 €. Wenn der Arbeitgeber will, kann er die gesamte Gutscheinsumme übernehmen, ohne dass der Arbeitnehmer einen Beitrag leisten muss. Doch dann stößt man auf eine andere Ziffer – den gesetzlichen Höchstbeitrag des Arbeitgebers von 4,57 €. Obwohl der Arbeitgeber einen Betrag über diese Summe hinaus leisten kann, sind die über 4,57 € hinausgehenden Kosten steuerlich nicht absetzbar.

Wählt der Arbeitnehmer eine Überweisung des finanziellen Beitrags auf sein Konto, erhält er vom Arbeitgeber mindestens 3,43 € pro Tag. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmern unabhängig von der Beitragshöhe für den Essensgutschein den gleichen Betrag auch in bar beisteuern. Gleichzeitig sollte er die Leistung der Zuschüsse zeitlich so festlegen, dass die Arbeitnehmer die Mittel unabhängig von der Form der Gewährung auf einmal erhalten.

Änderung der Höhe des Verpflegungspauschale, die ab dem 01.09.2024 in Kraft getreten ist. Die Höhe des Arbeitgeberbeitrags, die ihren Arbeitnehmern Essensgutscheine oder einen Zuschuss für die Verpflegung bereitstellen, ändert sich wie folgt: