Automatisierung und Abgleich von Banktransaktionen im Buchführungssystem

Die Automatisierung der Bearbeitung von Bankgeschäften und Gutschriften ist heutzutage für die moderne Buchführung unerlässlich. Sie bringt Geschwindigkeit, Präzision und Entlastung von manuellen Aufgaben. Schauen wir mal, wie es funktioniert!

Wie werden Banktransaktionen in die Buchführung übertragen?

Dank der SPD2-Richtlinie der Europäischen Union und Open Banking nutzen wir Dienstleistungen wie Doklado und Dativery, die es uns ermöglichen, Banktransaktionen in Echtzeit oder in stündlichen Intervallen direkt aus dem Internetbanking zu importieren. Wir haben einen passiven API-Ansatz, was bedeutet, dass alles automatisch abläuft – kein manuelles Herunterladen von Auszügen!

Automatisierter Abgleich von Transaktionen

Nach dem Importieren der Bankbewegungen startet das System automatisch den API-Service-Aufruf in ABRA Flexi, der den Abgleich der Transaktionen gewährleistet. Standardmäßig verwenden wir folgende Kriterien:

• Variables Symbol
• Summe

Wenn erforderlich, können wir auch andere Kriterien hinzufügen (z. B. IBAN, spezifisches Symbol oder Zahlungsbeschreibung).

Was geschieht, wenn die Transaktion nicht abgeglichen wird?

Wenn der automatische Abgleich einer Transaktion fehlschlägt, gibt es zwei Möglichkeiten, das Problem zu lösen:

1. Prozessverbesserung – wir suchen nach der Ursache und passen die Einstellungen so an, damit die Situation in Zukunft nicht mehr auftritt.
2. Halbautomatische Buchung – der Roboter filtert nicht abgeglichene Transaktionen nach bestimmten Kriterien und ermöglicht Ihnen, sie mit einem Klick batchweise zu buchen.
   
   

Die größte Herausforderung: Kartenzahlungen

Kartenzahlungen sind komplizierter, da sie über kein variables Symbol verfügen, das direkt mit dem Beleg abgeglichen werden kann. Es gibt zwei Lösungen:

• Eliminierung von Kartenzahlungen (wenn möglich)
• Einführung von besonderen variablen Symbolen für Kartentransaktionen
  
  

Bearbeitung von Nachnahmescheinen

Der gesamte Prozess ist vollständig automatisiert!

1. Der Frachtführer schickt Nachnahmescheine automatisch an eine spezielle E-Mail-Adresse.
2. Der Roboter verarbeitet die E-Mail und liest die erforderlichen Daten aus.
3. Er erstellt Bankbewegungen auf der Grundlage der Listen in den Nachnahmescheinen.
4. Für jeden Zahlungseingang wird eine Ausgangszahlung in gleicher Höhe erstellt (Ausgleich des Kontosaldos für Nachnahmetransaktionen).
5. Das System wird den Abgleich automatisch durchführen und die Nettobeträge buchen.

Jeder Frachtführer und jede Währung haben ihr eigenes analytisches Konto, das uns eine detaillierte Kontrolle über die Bewegungen ermöglicht.

Wie können wir sicher sein, dass alles korrekt verbucht wurde?

Wir beobachten einfach, ob das analytische Verrechnungskonto auf Null gesetzt wird. Wenn ja, dann ist alles gut!

Die häufigsten Fehler und ihre Lösungen:

• Fehlender Nachnahmeschein – wir werden ihn beim Frachtführer anfordern.
• Falsche Nachnahmenummer – wir werden den Prozess so ändern, damit die Bestellnummer = Sendungsnummer = Variables Symbol ist.
  
  

Vorteile der Automatisierung

Warum lohnt sich eine automatisierte Abwicklung von Banktransaktionen?

Kein manueller Versand von Auszügen oder Frachtscheinen – alles wird automatisch importiert.

Der Unternehmer kann den aktuellen Stand online einsehen – fehlende Unterlagen können sofort ergänzt werden.

Automatische Warnmeldungen – der Klient erhält Benachrichtigungen über fehlende Dokumente.

Was planen wir für die Zukunft?

Wir arbeiten derzeit an der Ausweitung der Automatisierung auf alle ausländischen Banken dank der PSD2-Richtlinie. So können wir Transaktionen aus dem gesamten EU-Raum abwickeln!

Die Automatisierung von Banktransaktionen und Frachtdokumenten spart Zeit, minimiert Fehler und bringt Unternehmern und Buchhaltungsfirmen Komfort. Mit modernen Instrumenten haben wir jederzeit genaue Finanzdaten – ohne unnötigen Verwaltungsaufwand!