Automatizácia a párovanie bankových transakcií v účtovnom systéme

Automatizácia spracovania bankových transakcií a dobierkových hárkov je dnes nevyhnutná pre moderné účtovníctvo. Prináša rýchlosť, presnosť a odbremeňuje od manuálnych úkonov. Poďme sa pozrieť, ako to funguje!

Ako dostávame bankové transakcie do účtovníctva?

Vďaka SPD2 smernici Európskej únie a Open Bankingu využívame služby ako Doklado a Dativery, ktoré nám umožňujú v reálnom čase alebo v hodinových intervaloch importovať bankové transakcie priamo z internet bankingu. Máme pasívny API prístup, čo znamená, že sa všetko deje automaticky – žiadne manuálne sťahovanie výpisov!

Automatizované párovanie transakcií

Po importe bankových pohybov systém automaticky spustí API volanie služby v ABRA Flexi, ktorá zabezpečí párovanie transakcií. Štandardne používame kritériá:

• Variabilný symbol
• Suma

Ak je potrebné, môžeme pridávať aj ďalšie kritériá (napr. IBAN, špecifický symbol či popis platby).

Čo ak sa transakcia nespáruje?

Ak sa transakcia nepodarí automaticky spárovať, riešime to dvoma spôsobmi:

1. Zlepšenie procesu – hľadáme príčinu a upravujeme nastavenia tak, aby sa situácia v budúcnosti neopakovala.
2. Poloautomatické zaúčtovanie – robot vyfiltruje nespárované transakcie podľa kritérií a umožní ich jedným klikom hromadne zaúčtovať.

Najväčšia výzva: Kartové platby

Platby kartou sú komplikovanejšie, pretože nemajú variabilný symbol, ktorý by sa dal priamo spárovať s dokladom. Riešenia sú dve:

• Eliminácia platieb kartou (ak je to možné)
• Zavedenie špeciálnych variabilných symbolov pre kartové transakcie

Spracovanie dobierkových hárkov

Celý proces je plne automatizovaný!

1. Dopravca automaticky posiela dobierkové hárky na dedikovanú e-mailovú adresu.
2. Robot spracuje e-mail a vyčíta potrebné údaje.
3. Vytvorí bankové pohyby na základe zoznamov v hárkoch.
4. Ku každej prichádzajúcej platbe vytvorí odchádzajúcu platbu v rovnakej výške (nulovanie účtu pre dobierky).
5. Systém automaticky spustí párovanie a zaúčtuje nettovacie čiastky.

Každý dopravca a mena majú vlastný analytický účet, čo nám umožňuje detailnú kontrolu nad pohybmi.

Ako vieme, že je všetko správne zaúčtované?

Jednoducho sledujeme, či sa nuluje zúčtovací analytický účet. Ak áno, všetko je v poriadku!

Najčastejšie chyby a ich riešenia:

• Chýbajúci dobierkový hárok – dožiadame od dopravcu.
• Nesprávne číslo dobierky – upravíme proces, aby číslo objednávky = číslo zásielky = variabilný symbol.

Výhody automatizácie

Prečo sa oplatí mať automatizované spracovanie bankových transakcií?

Žiadne manuálne zasielanie výpisov ani dobierkových hárkov – všetko sa importuje automaticky.

Podnikateľ vidí aktuálny stav online – chýbajúce doklady sa dajú doplniť ihneď. 

Automatické upozornenia – klient dostáva notifikácie o chýbajúcich dokladoch.

Čo plánujeme do budúcnosti?

Momentálne pracujeme na rozšírení automatizácie na všetky zahraničné banky vďaka smernici PSD2. To nám umožní spracovávať transakcie z celého EÚ priestoru!

Automatizácia bankových transakcií a dobierkových hárkov šetrí čas, minimalizuje chyby a prináša komfort podnikateľom aj účtovným firmám. S modernými nástrojmi máme neustále presné finančné dáta – bez zbytočnej administratívy!